Cómo hacer una cotización para eventos y bodas que sí acepten
Cómo hacer una cotización para eventos y bodas: qué debe incluir, cómo armar paquetes, mostrar el IVA, poner vigencia y dar seguimiento para cerrar más.
Por el equipo de ocasia · Actualizado el · 5 min de lectura
En resumen
Una cotización para eventos que el cliente acepta incluye tus datos y los del cliente, fecha y lugar del evento, conceptos claros con cantidad y precio, subtotal, IVA y total, qué incluye y qué no, y una fecha de vigencia. Mándala rápido, en un formato profesional que se abra desde el celular, y da seguimiento antes de que venza.
- Cotiza con la información del evento completa, no con un «¿cuánto cobras?».
- Organiza la cotización en paquetes y extras para que el cliente compare fácil.
- Muestra subtotal, IVA y total por separado para evitar malentendidos.
- Ponle vigencia: le da al cliente una fecha para decidir y a ti una razón para dar seguimiento.
- Un link o PDF con tu marca transmite más confianza que un precio suelto en el chat.
Para muchos proveedores de eventos, cotizar es mandar un número por WhatsApp y esperar. A veces funciona, pero la mayoría de las veces el cliente se queda con dudas: qué incluye, si lleva IVA, si puede agregar una hora, hasta cuándo respetas el precio. Y un cliente con dudas compara con alguien más.
Una buena cotización resuelve esas dudas antes de que el cliente las pregunte. Esta guía te explica qué debe llevar, cómo estructurarla y qué hacer después de enviarla para que se convierta en un evento confirmado.
¿Qué debe incluir una cotización para eventos?
Una cotización es un documento, no un mensaje. Debe poder leerse sola, sin el contexto del chat, porque muchas veces el cliente la reenvía a su pareja, a sus papás o a su planner.
Si alguno de estos puntos falta, el cliente tiene que preguntarte, y cada pregunta es una oportunidad para que se enfríe.
- Tu nombre o marca y tus datos de contacto.
- Nombre del cliente, fecha y lugar del evento.
- Conceptos con descripción, cantidad, unidad y precio.
- Subtotal, IVA y total.
- Qué incluye cada concepto y qué no.
- Fecha de vigencia de la cotización.
- Condiciones básicas: anticipo, forma de pago o lo que necesites aclarar.
¿Cómo estructurar paquetes en una cotización de eventos?
Ordena la cotización en un paquete principal y extras. El paquete principal resuelve lo que el cliente pidió; los extras le dejan crecer el servicio sin que tengas que rehacer todo. Por ejemplo, un fotógrafo puede cotizar el paquete de boda y agregar sesión preboda o álbum impreso; un salón, la renta del salón más jardín o terraza; un DJ, la fiesta completa más hora extra.
Usa la unidad que tenga sentido para tu servicio: por evento, por hora, por persona, por mesa, por día o por pieza. Así el cliente entiende de dónde sale el total y puede ajustar cantidades sin pedirte otra cotización.
¿Cómo mostrar el IVA en una cotización de eventos?
Lo más claro es mostrar subtotal, IVA y total por separado. Si solo pones un número, el cliente no sabe si ya incluye impuestos y la confusión aparece justo cuando va a pagar, que es el peor momento.
Decide una regla y respétala en todas tus cotizaciones. Si el cliente pide factura, el IVA ya está a la vista desde el inicio y no hay sorpresas. Si tienes dudas sobre tu situación fiscal, consúltalo con tu contador.
¿Por qué ponerle vigencia a una cotización?
Sin vigencia, una cotización vive para siempre: el cliente puede volver meses después pidiendo el mismo precio para una fecha que ya no tienes. La vigencia protege tus precios y tu agenda.
También le da al cliente una razón para decidir. «Esta cotización es válida hasta el viernes» es una fecha concreta, y para ti es el recordatorio perfecto para dar seguimiento antes de que venza.
¿Qué tan rápido hay que mandar una cotización?
Lo antes posible. El cliente que te escribe casi siempre está escribiendo a otros proveedores al mismo tiempo, y quien responde primero con una propuesta formal marca la referencia contra la que se compara a los demás.
Para cotizar rápido necesitas dos cosas preparadas: la información del evento completa (idealmente de un briefing) y tus servicios con precio ya definidos. Así cotizar es elegir paquetes y ajustar cantidades, no escribir todo desde cero.
¿Cómo dar seguimiento a una cotización sin parecer insistente?
Escribe un par de días después de enviarla con algo útil: pregunta si tiene dudas sobre algún concepto, ofrece ajustar cantidades o recuérdale la vigencia. Un mensaje corto y amable no molesta; el silencio sí hace que el cliente te olvide.
Lleva un control de en qué va cada cotización: borrador, enviada, aceptada o rechazada. Si una se rechaza, pregunta con respeto por qué; esa respuesta te ayuda a ajustar tus paquetes.
Manos a la obra.
Así lo haces en ocasia
- 1Da de alta tus servicios con paquetes y unidad: por evento, por hora, por persona, por mesa, por foto, por día o una unidad propia.
- 2Desde la respuesta de un briefing toca «Crear cotización», o crea una nueva con tus paquetes o conceptos libres.
- 3ocasia calcula subtotal, IVA del 16% y total automáticamente; agrega la fecha de vigencia.
- 4Comparte la cotización por link (el cliente la ve con tu marca y sin cuenta) o descárgala en PDF.
- 5Sigue el estado: Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada; una enviada que pasa su vigencia queda como Vencida.
- 6Cuando la acepten, toca «Crear contratación» para copiar el cliente y los conceptos.
