Qué preguntar a un cliente antes de cotizar un evento o boda
Las preguntas que todo proveedor de eventos y bodas debe hacer antes de cotizar: datos básicos, preguntas por giro y cómo pedirlas en un briefing rápido.
Por el equipo de ocasia · Actualizado el · 6 min de lectura
En resumen
Antes de cotizar un evento pregunta siempre fecha, lugar, tipo de evento, número de personas u horas, horario y datos de contacto; después agrega las preguntas propias de tu giro (estilo para fotografía, géneros para DJ, alergias para catering, piezas para flores). Pídelo en un briefing escrito que el cliente llene desde su celular, así cotizas con información completa y no a ciegas.
- Fecha y lugar van primero: te dicen si puedes tomar el evento antes de invertir tiempo.
- Pregunta lo que cambia tu precio: personas, horas, piezas, espacios o entregables.
- Cada giro necesita sus propias preguntas; un formulario genérico se queda corto.
- Usa opciones para cerrar respuestas y texto libre solo donde de verdad lo necesitas.
- Un briefing escrito deja todo documentado para la cotización y para el día del evento.
Casi todos los proveedores de eventos conocen esta conversación: llega un mensaje que dice «¿cuánto cobras para una boda?» y tú no puedes contestar sin preguntar diez cosas antes. Fecha, lugar, cuántas personas, a qué hora, qué incluye. Cada pregunta es un mensaje más, y en el ida y vuelta el cliente se enfría o cotiza con alguien más.
La solución no es contestar más rápido a ciegas, sino preguntar mejor y de una sola vez. Esta guía te dice qué preguntar antes de cotizar, cómo adaptarlo a tu giro y cómo convertirlo en un briefing que el cliente llene solo.
¿Qué preguntas básicas hacer antes de cotizar cualquier evento?
Hay un bloque de preguntas que sirve para cualquier proveedor, seas fotógrafo, salón, florería o DJ. Son las que te dicen si puedes tomar el evento y qué tan grande es.
Con estas respuestas ya sabes si tienes la fecha libre, si el lugar te queda a distancia razonable y en qué rango de paquete cae el cliente.
- Nombre, teléfono (de preferencia WhatsApp) y correo.
- Fecha del evento.
- Lugar o dirección donde será.
- Tipo de evento: boda, XV años, corporativo, cumpleaños u otro.
- Horario: a qué hora empieza o a qué hora te necesitan.
- Tamaño: número de personas, horas de cobertura o piezas, según tu servicio.
¿Qué preguntas cambian el precio de una cotización?
No todas las preguntas pesan igual. Las importantes son las que mueven tu costo: más horas, más invitados, más espacios que vestir, un entregable extra. Si no las preguntas, terminas cotizando de más y espantando al cliente, o cotizando de menos y perdiendo dinero.
Una buena regla: por cada concepto de tu cotización, debe haber una pregunta en tu briefing que te diga cuánto o cuántos. Si cobras por persona, pregunta personas; si cobras por hora, pregunta horas; si cobras por mesa, pregunta mesas.
¿Qué preguntar según tu giro de eventos?
Después de lo básico, cada giro tiene sus preguntas propias. Estos son ejemplos de lo que conviene preguntar en los giros más comunes.
- Fotografía: horas de cobertura, estilo (documental, dirigido o mezcla), momentos que no se pueden perder y si habrá otro fotógrafo o video.
- Video: horas de cobertura, si quieren highlight, película completa o ambos, si quieren dron y tomas o frases que no pueden faltar.
- DJ: hora del set, bloques del evento (ceremonia, cocktail, cena, fiesta), géneros que sí, canciones que no pueden faltar y canciones vetadas.
- Salón: hora de llegada y salida, número de personas, espacios que ocupan y si montan el día anterior.
- Catering: número de personas, tipo de servicio (emplatado, buffet, estaciones o cocktail), hora del servicio y alergias o restricciones.
- Flores y decoración: paleta de color, piezas o espacios a vestir, estilo y si se monta en el venue.
- Pastel: número de rebanadas, sabores, diseño o referencias y hora de entrega.
- Maquillaje y peinado: lugar del getting ready, hora a la que deben estar listas, número de personas y si quieren prueba previa.
¿Cómo hacer preguntas que el cliente conteste rápido?
El cliente llena tu formulario desde el celular, muchas veces entre otras cosas. Si cada pregunta es de texto libre, se cansa y deja la mitad en blanco. Usa opciones siempre que puedas: una opción para el tipo de evento, varias opciones para géneros o piezas, sí o no para preguntas cerradas, número para personas u horas, y campos de fecha y hora para que no te escriban «el sábado en la tarde».
Deja el texto libre para lo que sí necesita explicación: momentos especiales, referencias o notas. Y marca como obligatorias solo las preguntas sin las cuales no puedes cotizar.
¿Por qué pedir la información en un formulario y no por chat?
En el chat la información se pierde entre audios, stickers y mensajes de otros clientes. En un formulario queda ordenada, completa y en el mismo formato para todos. Cuando vas a cotizar no tienes que hacer scroll para encontrar cuántas personas eran.
Además, el formulario trabaja por ti: lo mandas en un link y el cliente lo llena a la hora que puede, aunque tú estés en otro evento. Cuando contestas, ya tienes todo para mandar una cotización formal en lugar de seguir preguntando.
¿Qué hacer con las respuestas del briefing?
Revisa primero la fecha: si no la tienes libre, avísalo de inmediato y con amabilidad. Si sí la tienes, cotiza con base en las respuestas y menciona en la propuesta lo que el cliente te pidió, para que vea que lo leíste.
Guarda las respuestas junto a la ficha del cliente. El día del evento vas a querer tener a la mano las canciones vetadas, las alergias o los momentos que no se pueden perder.
Manos a la obra.
Así lo haces en ocasia
- 1Crea un briefing desde la plantilla de tu giro (salón, fotografía, video, DJ, música en vivo, catering, flores, pastel, maquillaje y peinado, coordinación o decoración) o empieza en blanco.
- 2Ajusta las preguntas con los tipos disponibles: respuesta corta o larga, una o varias opciones, sí/no, número, fecha, hora o servicios de tu catálogo.
- 3Comparte el link público del briefing por WhatsApp o insértalo en tu sitio con el bloque Briefing; el cliente lo llena sin cuenta ni app.
- 4Recibe una notificación con cada respuesta; ocasia crea o actualiza la ficha del cliente con sus datos.
- 5Desde la respuesta, toca «Crear cotización» y arma la propuesta con tus paquetes.
